新商品の開発、新規ビジネスの実行、ITシステムの導入など、事業を行っていく上では様々な取り組みが必要ですが、実はこれらはすべてプロジェクトとして実行されるものです。
プロジェクトの実施に当たっては、管理手法を用いた適切な運営コントロールが肝要となります。
この記事では、プロジェクト管理のポイントについて、特に経営者視点で重要となる要素を加味しつつ解説を行います。
プロジェクトとは
プロジェクトとは、目標に向け、臨時で構成されるメンバーにより実行される、期間限定の業務のことです。
プロジェクトに該当する取り組みとしては、上述の通り新商品の開発、新規ビジネスの実行、ITシステムの導入などが挙げられます。
それ以外にも、プラントや工場の建設、新店舗の出店、研究開発、経営統合など、上記の定義に該当するような業務はすべてプロジェクトとして取り扱うものです。
定常的に発生する仕事であればルーチンワークとしてこなしていくことができますが、プロジェクトは一回限りの取り組みであることから、運営の難易度は高くなります。
そこで、プロジェクト管理という仕組みを用いることで、プロジェクトの円滑な運営を目指していくことになります。
プロジェクト管理とは
それでは、プロジェクト管理とはどのような取り組みなのでしょうか。
以下で具体的な内容について解説します。
プロジェクト管理の実施事項
プロジェクト管理として行うべき主な内容は以下の通りです。
プロジェクト管理では、品質（Quality）・予算（Cost）・納期（Delivery）のいわゆるQCDを管理することを目標とします。
これらQCDの管理に必要なチェックを行っていくことがプロジェクト管理のポイントです。
| 項目 | 概要 |
| 進捗管理 | プロジェクトの予定と実際の進捗を比較し、スケジュール通りに作業が進んでいるかを確認する。 |
| 課題管理 | プロジェクトにおいて発生している課題を把握し、課題への対応状況と解決状況を確認する。 |
| リスク管理 | プロジェクトに発生しうるリスクを予め認識し、対策を立てておく。そして、プロジェクト中にリスクが顕在化していないか確認する。 |
| 予算管理 | プロジェクトに対して与えられた予算と、予算の消化状況・消化予定を確認し、プロジェクトが予算内で完了できるかを確認する。 |
| リソース管理 | プロジェクトに対して割り当てられる人的・物資的リソースを認識し、リソースの不足や余剰を確認する。 |
| 品質管理 | プロジェクトで作成する対象に対して、品質が担保されているかを確認する。 |
プロジェクト管理の必要性
それでは、なぜプロジェクト管理の取り組みが必要なのでしょうか。
もちろん、プロジェクト管理の取り組みを行わずとも、プロジェクトを運営することはできます。
しかし、プロジェクト管理を行わないで実行されるプロジェクトは、船頭のいない航海のようなもので、行先が分からないものとなってしまいます。
プロジェクトには、お金も人も資源も必要です。
これらの様々なリソースの配分を行わずにプロジェクトを進めてしまうと、プロジェクト完成間近で予算が不足したり、必須作業に割り当てるべき人員が不足したりしてしまい、結果としてプロジェクトは頓挫してしまいます。
また、プロジェクトに携わる人員は多数に及びます。
これらの人員を適切に管理しないと、例えばまだ実施するべきではない作業に取り組んでしまったり、予定通りに作業が完了せずに後続作業に影響を与えたりしてしまいます。
各作業者が混乱せずにプロジェクトを実施するためにも、プロジェクト管理の取り組みが必要となります。
経営者視点でのプロジェクト管理のポイント
特に経営者視点に立った時に、プロジェクト管理をどのようにとらえればよいのでしょうか。
以下では、経営者視点でのプロジェクト管理のポイントについて解説します。
適性を持ったプロジェクトマネージャーのアサイン
プロジェクト管理の良し悪しは、兎にも角にもプロジェクトマネージャーの力量によります。
プロジェクトマネージャーとは、プロジェクトの責任者のことでありプロジェクト管理を実施する存在です。
プロジェクト管理は職人技といわれており、コミュニケーション能力などの対人能力に加え、やり抜く力や生真面目さが必要となるものです。
プロジェクト管理ができる人材は貴重ですので、自社の中で適性のある人材が存在するようであれば、積極的にプロジェクトマネージャーとしてアサインしていくとよいでしょう。
定期的な進捗報告と重要課題の早期検知
いかに優秀なプロジェクトマネージャーが存在したとしても、プロジェクトの状況を経営者が把握できていなければプロジェクトの完遂は覚束ないものとなります。
特に重要なプロジェクトの実行にあたっては、必ず定期的な経営層への進捗報告と、重要課題の早期吸い上げを行う必要があります。
例えば、重要なプロジェクトについては月次での定例会を実施するなどして、プロジェクトに問題が発生していないか、進捗はうまくいっているのかを確認するとよいでしょう。
必要であれば、プロジェクトの改善を指示します。
プロジェクト管理手法の活用指示
優秀なプロジェクトマネージャーであれば、PMBOKと呼ばれるプロジェクト管理手法を把握しており、WBSなどプロジェクト管理に適したツールを用いてプロジェクト管理を実施するでしょう。
しかしながら、必ずしも全員が優秀なプロジェクトマネージャーとは限りません。
プロジェクトマネージャーの経験が少ない場合は、必要に応じて研修を手配したり、プロジェクト管理手法の学習と活用を指示したりして、プロジェクトマネージャーの活動を支援してあげるとよいでしょう。
環境変化時の明確な意思決定と周知
プロジェクトにおける経営者の最大の役割は、意思決定にあります。
プロジェクトの実施に当たっては、ほぼ確実に何らかの課題が発生します。
例えば、プロジェクト開始時から事業環境が変化してプロジェクトの見直しが必要になったり、新技術が登場してプロジェクトの方向性が修正されたりします。
このような場合に経営者が実施すべきことは、プロジェクトに対して方向性を明確に提示することです。
そして、その方向性に従って適切にプロジェクトを軌道修正していくのは、プロジェクトマネージャーの役割となります。
経営者が明確な意思を示さないことも、一方でプロジェクトに対して口を出しすぎるのも、プロジェクトの推進に当たってマイナスの影響となってしまいます。
まとめ
この記事では、プロジェクト管理の概要とポイント、そして特に経営者視点でプロジェクト管理において重要となるポイントについて解説しました。
プロジェクトに該当する範囲は広く、実は、自社業務の多くはプロジェクトとして遂行されていることに気づくかもしれません。
プロジェクトに対して適切にプロジェクト管理を行うことで、安定的にプロジェクトの運営ができるようになり、結果として事業に対してプラスの影響を与えることができるでしょう。
