コロナ禍を背景に、企業においてはテレワークが広く普及しました。
テレワークの普及はライフワークバランスや従業員満足度の向上、さらに企業側の観点では通勤交通費やオフィス賃料の削減など多くのメリットがありますが、一方でテレワークの実施においては様々な課題も散見されます。
テレワークの課題を解決し、テレワーク勤務体制へ移行することは、DXのファーストステップにつなげるチャンスでもあります。
この記事では、テレワークで実現するDXというテーマで、テレワークの浸透状況やテレワークにおけるデジタル化について紹介したいと思います。
テレワークの浸透と課題
テレワークの普及状況
東京商工会議所が2020年11月に実施した調査「テレワークの実施状況に関するアンケート」では、調査期間である2020年9月～10月の間のテレワーク実施率は53.1%という結果になりました。
特に、従業員数300人以上の企業に限定すると69.2%の実施率となっています。
また、テレワークを実施したことがある企業は75.3%にのぼり、多くの企業がテレワークを導入しているという結果が出ています。
テレワークの実施における課題
同調査では、テレワークを継続実施する上での課題について、以下の通り各社の回答をまとめています。
社内のコミュニケーション：57.9%
書類への押印対応：56.7％
労務管理・マネジメント：51.6％
ペーパレス化：45.0％
PC等の機器やネットワークの整備：43.3％
これらを見ると、テレワークに関する課題はITに関するものが多いことが分かります。
紙書類の対応のためにテレワークができなかったり、IT基盤の整備不足によりテレワークへの移行が難しかったりするなど、テレワーク実施はIT環境の整備がポイントであることが調査結果からも明らかとなっています。
DX推進のファーストステップとしてのテレワーク
近年では、企業の競争力強化のためのDX推進が叫ばれていますが、DXとテレワークにはどのような関係性があるのでしょうか。
一般的に、テレワーク自体に競争力強化や生産性向上の効果はあまりありません。どちらかというと、オフィス・通勤コスト削減や、従業員満足度の向上などがテレワークの実施理由となります。
しかしながら、テレワークを実施することで間接的にDXのファーストステップにつながるのです。
DX推進のためには、まずもって既存業務をデジタル化し、企業の情報資産をデジタル情報として扱えるようにすることが重要です。
これをデジタイゼーションなどと呼ぶこともありますが、テレワークのためにはこれまで紙媒体で実施していた業務のデジタル化や、押印業務のワークフロー化、クラウドサービスへの移行検討など、様々なデジタイゼーションの取り組みが必要となります。
そして、デジタイゼーションでデジタル化した企業の情報資産を元に、自社の競争力強化のための取り組み、いわゆるデジタライゼーションへつなげていくというのがDXの王道パターンです。
こうしてみると、テレワーク実現のために必要な自社業務のデジタル化が、間接的にDXのファーストステップにつながっていくことが分かります。
テレワーク実現のためのデジタル化
それでは、テレワーク実現のために必要なデジタル化とはどのようなものがあるのでしょうか。以下で、主なものについて解説します。
押印を廃止してワークフローを導入
上述した東京商工会議所の調査でも、押印業務はテレワークの大きな障害になることが指摘されています。
押印業務の廃止は、テレワーク実現の第一歩です。
公的な意味を持つ押印以外については、基本的にはワークフローシステムによりデジタル化することを検討できます。
ワークフローシステムとは、コンピュータ上で承認処理を行うための仕組みであり、テレワーク下でも承認業務が行えることがメリットです。
テレワークの実施に当たっては、まずもってワークフローシステムの導入を検討すべきでしょう。
電子契約の導入
また、会社間の契約においても、近年ではデジタル化が進んでいます。
これまでの社印を利用した契約締結に代わり、電子契約システムを利用した契約締結が広まりつつあります。
電子契約には、契約書への押印や契約書の手交などの手間の削減に加えて、印紙税の節約というメリットもあります。
電子契約システムは必ずしも双方の会社が導入している必要はなく、一方の会社が導入していれば、契約相手の会社も利用できる利用形態となっているケースが多いです。
よって、自社が電子契約システムを導入していれば、他社も利用することができますし、自社・他社で共通の電子契約システムを導入する必要もありません。
近年では多くのクラウド型電子契約システムが登場していますので、利用を検討してみることをおすすめします。
コミュニケーションのデジタル化
テレワークの障壁の一つとして、コミュニケーションの取りづらさが挙げられます。
テレワークにおけるコミュニケーションを改善するために、コミュニケーションツールの導入が必要です。
テレワークの一般化に伴い、Office365利用企業ではTeamsが、Google利用企業ではGoogle Meetなどが、標準的なコミュニケーションツールとして利用されるようになりました。
テレワークの実施に当たっては、自社内および取引先とのコミュニケーション方法についてあらかじめ検討するとよいでしょう。
デジタル化における注意事項
最後に、テレワークに伴う業務のデジタル化において、注意すべき点について解説します。
ネットワーク環境の充足
テレワークの開始にあたり、確実に問題になるのがネットワーク環境の不足です。
特にVPNで自社ネットワークへアクセスするようなネットワーク構成としている場合、確実に帯域が不足します。
帯域を増やすことも解決策の一つですが、クラウドサービスへのアクセスなどは自社ネットワークを経由せずに直接行うなど、自社ネットワークを通る通信量をできるだけ削減する取り組みが必要となります。
また、現代では多くの従業員が自宅でインターネット契約をしていますが、特に若い世代を中心に自宅にインターネット回線を保有していないケースも多々あります。
そのような場合に、ポケットwifiなどを貸し出し、自宅での通信環境を整える必要があるでしょう。
テレワークにおけるセキュリティ対策
テレワークにおけるもう一つの課題がセキュリティ対策です。
テレワークの実施のためには、PCの持ち出しが必要であり、PCの紛失リスクも心配されます。
PCのHDD暗号化やローカルHDDへの機密情報保持の禁止など、紛失時のリスクを最小限にする対策が必要となります。
特に重要なデータを扱うようなケースでは、VDIやDaaSのように端末側にデータを残さない仕組みも検討するとよいでしょう。
まとめ
この記事では、テレワークで実現するDXというテーマで、テレワークがDXのファーストステップとして有効であることに注目しました。
テレワークは会社のコスト削減及び従業員の満足度向上につながるため、自社業務の性質を考慮しつつ、可能な範囲で活用するとよいでしょう。
その際には、今後のDXを見据えて、自社の情報資産を積極的にデジタル化することをおすすめします。
